特别鸣谢

汇联易创新中心高级咨询顾问-张文钰

伴随税改十四五规划和全电发票等财税政策的不断出台，最近两年企业外部财税环境发生了巨大变化，税局端的数字化能力空前加强，企业面临更加严格、更高频率的监管与各种协查函调要求；同时，企业每年需要花费大量人天，在整理查找跨法人、跨部门、甚至跨期间的各类档案资料，以应对内外部审计抽凭、穿行测试、不定期的工商法律检查等。 面对以上问题，企业如何更高效、更合规地应对？ 汇联易在行业内首创“在线审计”解决方案，以帮助企业更高效合规地应对内外部审计监管要求，同时极大提高档案利用效率，减少档案查找、整理等机械性工作，解决审计效率低下等问题。 那到底什么是在线审计？ 汇联易依托e档案产品灵活的“证据链”配置与追溯查询功能， 建立各类非结构化文档的关联关系，基于外部审计监管要求，将税局函调、协查、审计抽凭、穿行测试等场景配置为标准模板，实现一键智能检索与追溯查询，快速出具兼具内外的“成套资料”，支持跨法人、跨部门、跨库房、跨会计期间的各类追溯查询。摒弃线下翻找纸质会计资料方式，极大提升内/外部审计效率。 在最新一组国家会计学院2021发布的调查数据中显示，相比于2019年财务人员最为关心的信息化技术排名榜单，2021年财务人员对“电子档案”和“在线审计”两项的关注上升趋势明显。 在线审计适用于什么场景？ 🔷 外部审计在线抽凭 🔷 Walk through testing（穿行测试）辅助证据链 🔷 汇算清缴审计、法定审计 🔷 不定期税务、工商法律检查 🔷 税局函调、协查 🔷 单证备案电子化 🔷 各类跨法人、跨部门甚至跨期间的证据链查询与追溯

场景一：审计抽凭

企业在日常运行中经常会遇到审计需要抽查某张凭证或者某张发票所对应的入账依据的情况，大多数企业的做法是进入财务档案室，在海量的纸质档案册中逐张逐笔去翻找正确的记账凭证和原始凭证，同时还要去核对凭证及附件的完整情况。这种海寻的操作方式不仅效率低下，而且在翻找和核对的过程中很容易造成档案资料的丢失和错位。 针对以上场景，e档案系统可以在财务月结完成后，自动建立凭证与其原始单据的关联，将发票、凭证、回单、报账单等不同类别的档案资料进行自动成册。这样做的好处是，当审计抽查某张凭证/发票时，只需要在系统中输入凭证编号或者发票编号，即可迅速将整册资料调阅出来；同时，可基于e档案灵活的权限配置，直接为外部审计人员开通e档案账号，由审计人员进行自助在线抽凭和查阅各类入账依据，极大降低企业财务人员应对审计抽凭工作量。

场景二：Walk through testing

（穿行测试）

企业在面对审计或税局协查时，通常要求企业做到反向追溯和联查，比如通过某张发票联查到和这张发票相关的凭证以及内部交易链条上的凭证。例如：在海外销售业务当中，审计机构通常以出口端的记账凭证为起点，联查到与这张凭证相关的商业发票、报关单、订舱单、以及在交易链条上所涉及的金税发票及发票。 针对上述场景，会计需要耗费大量时间成本去跨部门、跨法人组织收集这一整套的关联资料，在收集之后还要逐一检查每个资料的正确性和资料间的关联性。从资料的收集到资料关联性的查验，财务人员需要付出巨大的时间和精力成本，审计效率低下且人力资源浪费严重。 e档案系统通过把各类穿行测试场景标准化配置在系统中，形成各类“证据链”，审计人员输入出口端的记账凭证号之后，由系统自动根据凭证与商业发票之间的关联关系（商业发票号），追溯查询到商业发票。再根据商业发票和出口报关单之间的关联关系（柜号），追溯查询到出口报关单(以此类推)…实现在海量归档文件中将相关资料精准快速绑定成册。（如下图示） 同时，e档案系统也支持从证据链条中的任意一个资料节点开始，正向和反向联查相关联的一套资料。比如可以根据销售末端的金税发票追溯至出口端的商业发票和凭证。

场景三：税局函调和协查

随着税局端数字化能力的逐步加强，企业时常面临高频突发性的协查和函调，发票作为最重要的交易支撑资料，是税局及审计机构的关注重点。尤其是在金税三期上线后，越来越多的企业会高频收到税局对风险或异常状态进项发票的协查要求。但是作为受票方，大多数企业是无法做到及时监控已归档发票的异常状态（如开票方是走逃企业等）。基于此，e档案也开始积极探索，寻求有效的技术手段，帮助企业提前识别、预警异常风险发票，规避合规性风险，实现积极迅速应对函调和协查。 如上图示，在发票的归档和税局协查环节，e档案通过融合税局端能力，可定期对发票进行轮询和监控，帮助受票方企业解决销方企业恶意红冲的问题，同时帮助企业识别异常红冲或销方黑名单相关发票。在面对协查和函调时，企业可以对税局要求协查的发票号或销方名单进行一键查询，依托e档案证据链配置，自动进行发票相关凭证、银行回单等一键联查与打印。

场景四：单证备案电子化

随着国家大力推进电子会计凭证，在出口退税单证备案领域也开始推行电子化试点。那么利用e档案系统能够帮助企业做哪些事情呢？ 企业通过e档案系统可以实现单证备案中所需要的整套资料（报关单、订舱单、合同、运输单、提单、箱单）的自动归集，利用其相互之间的关联关系自动成册并检查其完整性，财务人员无需再跨部门跨组织收集资料。另外，在系统中关联查出的一整套资料可以合并为一个pdf文件打印备用。 汇联易e档案系统在帮助企业进行档案存储的同时，利用系统优势将档案数据加以利用，帮助企业构建合规、高效、智能、共享的新一代档案管理系统，助力企业推进会计档案无纸化进程，有效应对全电发票时代电子发票等会计凭证合规性管理要求；同时，在行业内首创 “智能匹配、分类存储”与“在线审计”两大创新方案，大幅降低 90% 以上凭证整理装订工作，并降低80%以上内外部审计与合规应对人天；通过采用 “全面电子化影像借阅模式”， 提升90%以上档案查阅效率。 更多在线审计相关内容，敬请关注#在线审计系列话题之第二篇《案例分享：在线审计应用探讨》。