Teresa Wang

曾任埃森哲财务流程经理

现汇联易外企行业费用管理专家

过去两年，随着中美贸易摩擦难以降温以及国内增量市场消失，取而代之的是存量市场的争夺。企业如何在当下环境中，保持稳步成长？业财融合的规范化流程成为主流趋势。如何平衡企业战略目标、业务流程与系统体系，使其成为企业成长机遇呢？

一、企业转型过程的盲区

在市场体量增长疲软和全球疫情影响下，诸多企业聚焦业务方向的发展与转型，而忽视了财务合规的重要性，这给企业在未来扩张的路上留下隐患。很多企业选择以下两个转型方向： 1）尝试发展海外市场，由于国内存量市场竞争激烈，转型投入国际贸易业务； 2）放缓扩张步伐，注重企业产品研发和创新，加快生产线设备升级以提供更好质量产品，避免被市场淘汰。 在转型过程中，大量企业更多的关注降本增效，而忽视财务合规的重要性。据麦肯锡（McKinsey）咨询公司统计，企业倒闭有30%是盈利性破产、60%是成长性破产，而仅有10%是亏损性破产。财务管理及费用合规的重要性远超大家的经验常识。 随着企业的发展，财务合规制度的建设也需要相对应的进行调整和完善。企业为了减少成本有意或者无心的忽视财务合规建设，在未来都会是企业发展的绊脚石。财务合规性不仅仅体现在财务报表的制作，也包括权责划分、审批流程和资金链管理等各个方面，是企业对于财务管理容易忽视的重要领域。  

二、走出盲区的手电筒

上市公司对于财务合规常设有专门的团队管理，会计事务所对于合规性的审计也不局限于财务报表的真实性，研发支出资本化问题、会计政策与估计、非经常性损益和资产质量等都是审计的重点。恰恰这些都是广大民营企业容易忽视的问题，企业在成长的过程中想要做大做强，相关制度的完善和合规性的自我审查不能缺失。 财务合规性渗透在企业的每个业务流程和职能环节中，近几年较热门的业财融合理念的提出，也在不断推动财务人员，借助专业背景深入到业务流程的各个环节中，从幕后转移至台前。不论从公司组织架构、人员权限管理、业务流程和财务流程的细分，多方面多维度进行合规化管理。国内外的审计机构，同样更加侧重于流程合规、权责分离、风险管控。

三、手电筒的各个零件

01信息安全 从企业视角出发，对于常见的一人多岗的情况，要事先制定完整的权责分离的规则和标准，确保职责分离，避免角色冲突。对于员工入职和离职的信息保密和权限管控，要做到定时管理追踪，尤其对离职员工需做到先删除权限，且明确保密义务后，再办理手续，严密监控企业运营过程中的信息安全风险。 加强离职员工的对公业务流转管理，以防业务因员工离职原因造成拖沓、遗漏等疏漏。无论对私报销及对公报账，汇联易可以实现离职员工将在途的单据转交予其他员工的功能，保障员工在企业的最后一笔报销款到账的体面，也规避企业因员工离开导致短时间的业务停滞。 企业也可以通过加强信息化建设完善信息安全管理。如企业在HR系统中将员工调整为离职，通过HR系统与汇联易的集成，汇联易立即收到员工离职的信息，并将该员工的账号停用，告别因多系统未集成或人工控制造成的时间差，规避潜在的业务及费用的风险性。 02审批流程 针对不同业务的审批流程定期进行梳理。企业要结合公司发展战略，定期对关键及主要的业务审批流程进行变更，使之符合企业战略。尤其做好业务流程中的费用支出预算管控，并在申请和支付环节增加高层的审批，筛除不必要的费用花费，帮助企业降本增效。 传统审批模式走线下纸质流程，员工挨个找审批人员签字，由于位置差、时间差，一笔报销可能要跑两三趟。同时，遇到紧急报销事项，如果来不及走审批流程，会出现先付款、后补签字的情况。这种模式不符合标准化流程，存在合规风险。 使用汇联易可大幅缩短报销时间，并确保流程的合规性。费用报销流程在线上完成，员工随时随地申请、借款、报销，领导在手机上查阅单据信息并完成审批。单据支持一键转发至微信，进一步缩短流程耗时，确保付款前费用已合规的走完流程。 将风险管理由“财务人工审核”转变为“系统智能审核”，在执行财经纪律、管控操作风险方面，汇联易有着天然优势。过去，发票审核、预算控制、标准控制等由财务人员在审核单据时人工查看，且无法规避与员工扯皮导致的效率低下问题。 汇联易将企业预算编制、费用标准等录入至系统，员工提单时如遇超支会进行预警，财务人员也在审核时直接查看汇联易的审核结果，以决定后续操作。比如，针对差旅费管理，系统可按部门、职级、城市等设置费用标准，设定超标预警，当实际费用花费超出标准，自动增加审批流程节点，确保审批有依据，流程更灵活，报销更合规。 03业务流程 从采购需求创建到供应商比价，从合同签订到款项支付，甚至在这些环节中渗透的财务流程，都是环环相扣地进行合规化管理。以PTP（procure to pay）流程为例，按照供应商资质和业务重要性，制定对应的付款周期，确保企业现金流不提前消耗，不滞后付款。分析所有供应商和员工的平均付款周期，对比产品服务的收款周期，制定合理的支付周期，并对其进行动态管理，避免企业资金链断裂，入不敷出的风险。 企业可通过汇联易对公模块完善业务流程管理，支持在汇联易维护付款日期，到指定时间系统自动生成付款单，财务直接打款。在最优时间打款，更好的管理企业资金流。 04经营管理 从经营管理角度，合规的费用和现金流项目能更准确反映在财务报表中，进而为管理层提供有效的分析依据。 汇联易可以建立费用类型和发票实质与会计科目的映射逻辑，系统自动生成合规且准确的凭证信息。通过对支付项目的划分，明细到每一笔银行付款行项目中。最终，由合规的费用和银行流水组成了标准的资产负债表、利润表和现金流量表。 企业如何在存量市场中积蓄能量，等待时机势如破竹般成长，规范化的业财流程是基石也是跳板。就如同这一场疫情对于企业来说是一场BCP（Business Continuity Plan）的比拼，哪个中断风险的预案做的有效，哪个企业可以尽早复工；而预案薄弱甚至没有预案，只能等待国家的援助，那注定是一个漫长的恢复过程。 而大数据时代，是信息时代。费用合规对于风险的管控，信息安全的保障，将成为新一轮企业没有硝烟的比拼战场。