必知的4大关键点!规避成长性流程风险,汇联易财务流程的自动化与合规化
2021-07-09
曾任埃森哲财务流程经理
现汇联易外企行业费用管理专家
过去两年,随着中美贸易摩擦难以降温以及国内增量市场消失,取而代之的是存量市场的争夺。企业如何在当下环境中,保持稳步成长?业财融合的规范化流程成为主流趋势。如何平衡企业战略目标、业务流程与系统体系,使其成为企业成长机遇呢?一、企业转型过程的盲区
在市场体量增长疲软和全球疫情影响下,诸多企业聚焦业务方向的发展与转型,而忽视了财务合规的重要性,这给企业在未来扩张的路上留下隐患。很多企业选择以下两个转型方向: 1)尝试发展海外市场,由于国内存量市场竞争激烈,转型投入国际贸易业务; 2)放缓扩张步伐,注重企业产品研发和创新,加快生产线设备升级以提供更好质量产品,避免被市场淘汰。 在转型过程中,大量企业更多的关注降本增效,而忽视财务合规的重要性。据麦肯锡(McKinsey)咨询公司统计,企业倒闭有30%是盈利性破产、60%是成长性破产,而仅有10%是亏损性破产。财务管理及费用合规的重要性远超大家的经验常识。 随着企业的发展,财务合规制度的建设也需要相对应的进行调整和完善。企业为了减少成本有意或者无心的忽视财务合规建设,在未来都会是企业发展的绊脚石。财务合规性不仅仅体现在财务报表的制作,也包括权责划分、审批流程和资金链管理等各个方面,是企业对于财务管理容易忽视的重要领域。![财务合规制度](https://www.huilianyi.com/wp-content/uploads/2021/07/财务合规制度.jpg)
二、走出盲区的手电筒
上市公司对于财务合规常设有专门的团队管理,会计事务所对于合规性的审计也不局限于财务报表的真实性,研发支出资本化问题、会计政策与估计、非经常性损益和资产质量等都是审计的重点。恰恰这些都是广大民营企业容易忽视的问题,企业在成长的过程中想要做大做强,相关制度的完善和合规性的自我审查不能缺失。 财务合规性渗透在企业的每个业务流程和职能环节中,近几年较热门的业财融合理念的提出,也在不断推动财务人员,借助专业背景深入到业务流程的各个环节中,从幕后转移至台前。不论从公司组织架构、人员权限管理、业务流程和财务流程的细分,多方面多维度进行合规化管理。国内外的审计机构,同样更加侧重于流程合规、权责分离、风险管控。![合规](https://www.huilianyi.com/wp-content/uploads/2021/07/合规.jpg)
三、手电筒的各个零件
01信息安全 从企业视角出发,对于常见的一人多岗的情况,要事先制定完整的权责分离的规则和标准,确保职责分离,避免角色冲突。对于员工入职和离职的信息保密和权限管控,要做到定时管理追踪,尤其对离职员工需做到先删除权限,且明确保密义务后,再办理手续,严密监控企业运营过程中的信息安全风险。 加强离职员工的对公业务流转管理,以防业务因员工离职原因造成拖沓、遗漏等疏漏。无论对私报销及对公报账,汇联易可以实现离职员工将在途的单据转交予其他员工的功能,保障员工在企业的最后一笔报销款到账的体面,也规避企业因员工离开导致短时间的业务停滞。 企业也可以通过加强信息化建设完善信息安全管理。如企业在HR系统中将员工调整为离职,通过HR系统与汇联易的集成,汇联易立即收到员工离职的信息,并将该员工的账号停用,告别因多系统未集成或人工控制造成的时间差,规避潜在的业务及费用的风险性。 02审批流程 针对不同业务的审批流程定期进行梳理。企业要结合公司发展战略,定期对关键及主要的业务审批流程进行变更,使之符合企业战略。尤其做好业务流程中的费用支出预算管控,并在申请和支付环节增加高层的审批,筛除不必要的费用花费,帮助企业降本增效。 传统审批模式走线下纸质流程,员工挨个找审批人员签字,由于位置差、时间差,一笔报销可能要跑两三趟。同时,遇到紧急报销事项,如果来不及走审批流程,会出现先付款、后补签字的情况。这种模式不符合标准化流程,存在合规风险。 使用汇联易可大幅缩短报销时间,并确保流程的合规性。费用报销流程在线上完成,员工随时随地申请、借款、报销,领导在手机上查阅单据信息并完成审批。单据支持一键转发至微信,进一步缩短流程耗时,确保付款前费用已合规的走完流程。 将风险管理由“财务人工审核”转变为“系统智能审核”,在执行财经纪律、管控操作风险方面,汇联易有着天然优势。过去,发票审核、预算控制、标准控制等由财务人员在审核单据时人工查看,且无法规避与员工扯皮导致的效率低下问题。 汇联易将企业预算编制、费用标准等录入至系统,员工提单时如遇超支会进行预警,财务人员也在审核时直接查看汇联易的审核结果,以决定后续操作。比如,针对差旅费管理,系统可按部门、职级、城市等设置费用标准,设定超标预警,当实际费用花费超出标准,自动增加审批流程节点,确保审批有依据,流程更灵活,报销更合规。![审批](https://www.huilianyi.com/wp-content/uploads/2021/07/shenpi.jpg)
同
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