管理之上的开放与创新 | 亿动传媒实现差旅费控全场景一体化

2018-03-29

亿动广告传媒是一家领先的移动广告平台公司和移动营销服务商。

公司于2006年在上海成立，一直专注于移动端广告的程序化解决方案，帮助客户优化移动营销的投入和扩大海外市场。公司于2012年开始进入印度市场并发展成为了印度移动品牌广告市场份额占有率第一的企业，目前拥有员工约300人。

2015年6月，蓝色光标集团以6120万美元收购亿动传媒51%的股权，并以1000万美元对亿动进行增资。

亿动广告传媒2016年的营收总额达4.23亿美金（约合人民币28亿元），成为全球最大的独立移动广告平台公司之一。

项目背景

此项目前期为汇联易与蓝色光标集团财务管控系统升级改造项目，在蓝色光标集团引荐下，其控股公司亿动传媒就费用报销再优化与汇联易达成深度合作

1、目前员工不需要垫钱，只有在酒店没有预付房型等极少数情况下，才由员工垫资

2、每月20多万机酒费用外加其他差旅费用需要报销，且对于城市，酒店，机票，员工，有不同的差标

3、由于公司垫资，员工出差完后，没有主动填差旅报销单的积极性，时间会拖的很久。也会出现自己垫资，懒得报销，或者是忘记报销的情况

4、差旅申请流程是，先发邮件，自己查，到哪里，去干什么，住哪家酒店，上级主管审批通过，给到行政，优先选择协议酒店

5、公司有自己的差旅标准，超额部分会在行政和员工确认后，在工资中代扣，但在遇到酒店涨价等特殊情况下，也可以浮动，需要根据不同情况来进行费用报销

6、行政人员工作量比较大，核对工作非常繁琐，遇到机票退改签的时候，也很容易出错

7、打车一般选择滴滴打车，出差前，预先申请一个总费用，事后大家拿发票凑

原则

1、不增加出差员工的工作量和申请流程

2、需要减轻行政人员的工作量

需求

1、需要符合公司已有流程，并和已有的EBS、HEC、费控系统完美对接

2、必须将员工申请，预定机酒，出行，费用报销，费控系统全流程通过一个软件（APP）打通，统一管理

3、由于成本管控的需要，需接入自己的支出系统和费控系统，并将费用归集到每名员工

4、每月需提供一个包含支出详情的报表，包括谁出去，去多少人，人是多了还是少了，什么时间去，到哪里，干什么等等

担心

1、开放了员工消费预订的权限，这也是最大的变化，之前由行政定，现在由员工定，担心出现管理上的问题，同时还担心管控流程的变化是否能被接受

改由员工订票，但原来需要填申请单，现在订票申请相当于涵盖了申请单和审批流，省去了原来需要发各种邮件的麻烦，且与原先申请流程保持一致。在不增加员工工作量的同时，大幅减少了行政人员的工作量，且优化了管控流程

2、开放员工订票后，若是遇到集体活动，原先是由公司统一机酒，现在是否会变得繁琐？

方案：可以由公司行政预设3种出行方案，在汇联易中自动生成，员工一键选择

3、担心省去了订票专员，遇到退改签等突发情况无法及时处理，还是希望直接与携程电话沟通

方案：可以选择保留携程商旅本身的订票专员服务，同样，其他个性化服务，也可以依情况而定

总结

1、在不增加申请流程的情况下，大幅减少行政人员的工作量

2、希望解决过去差旅流程中，申请、预定、费用报销、费控等操作行为分布在不同地方的痛点，即方便员工，也可统一管理

经典案例：

产品与协作的极致升华 | 腾讯开启「汇联易」差旅自动化管理模式