A药业位于上海，业务范围涵盖自有药品推广及外企大厂药品代理。本期案例将围绕A药业的系统替换（替换系统为某国际报销系统C），以及在交付过程中的难点和创新点，希望可以给更多正在转型路上的企业以参考。
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项目背景
两度携手，转型升级
汇联易与A药业的合作始于2021年，首期项目聚焦差旅申请和商旅预订场景。项目上线后，A药业成功实现了员工机票酒店的在线预订与自动报销，提升了差旅管理的便捷性和效率。
2023年，恰逢医药反腐的重要时期，为解决自研会议系统+原有独立报销系统带来的数据分散问题，A药业正式启动汇联易全面费用管理系统项目，通过AI能力加持，提升费用合规性。
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项目实施难点及突破点
系统替换难点
1 数据流转问题解决
由于原费控系统不直接提供数据接口，汇联易团队将大量的发票、附件等内容下载后，导入到自有档案管理平台e档案系统中。依托e档案系统自动成册的功能，实现“单据明细表”、“费用明细表”和“单据审批明细表”三张重要报表的成册管理，解决以往文档和数据跨系统分散的问题，确保数据的完整性和连续性。
2 窗口期问题解决
由于原系统采用的是按单收费模式，所以A药业制定了在规定时间内（窗口期）提单的要求，为了保持这一流程习惯，汇联易团队制定了详细的窗口期管理方案，并通过中间件维护配置项+邮件自动触发通知的方式，确保了窗口期的提单管控流程和业务的平稳过渡。
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项目实施难点及突破点
营销费用合规
1 合规智能化
汇联易团队通过自研AI审核工具“Approval Copilot”，帮助A药业自动识别并校验单据中的会议附件、照片等非结构化信息，实现会议的真实性校验。此外，AI审核还可以自动比对讲者协议与会议议程表内容，进一步提升了会议合规管理效率和准确性。
2 讲者合规管理
汇联易为A药业搭建了涵盖25000+讲者数的讲者库，通过值列表三级选择功能，支持在讲者选择时展示医院科室级别等信息。
此外，汇联易还在系统中实现了讲者费用管控功能，即同一讲者在年度内付款讲课次数的限制，以及不同级别讲者的金额控制要求等，确保了讲者管理合规的精细度和颗粒度。
3 会议预实比对
汇联易还为A药业实现了预实比对，即将已审批申请单中的计划信息，与实际会议信息进行匹配比对，及时发现差异点，并提醒业务人员填写差异原因。这一功能也使得会议管理流程更加闭环和完整。
04 项目经验总结
对于类似A药业这样的企业来说，需要进行系统替换、实现管理的革新，我们的建议如下几点：
一、综合考虑选型系统的灵活性以及与现有其他管理系统的适配度；
二、考虑数据的保留、存储与过渡能力；
三、考虑系统是否具备创新和迭代能力。
选择具备这些优势的系统和合作伙伴，才能真正实现系统的优化升级和企业的数字化转型。
在汇联易的助力下，A药业构建了智能、合规、高效的费用管理体系。未来，汇联易也将持续升级，探索更多创新解决方案，为企业数智化转型赋能升级。
