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外资企业费用管理最佳实践：如何在全球化管理中找到平衡点？

发布日期：2023-10-31

前言

本次上线客户是全球知名的医疗器械公司，医学成像、监护、生物制造以及细胞和基因治疗技术提供商，通过提供智能设备、数据分析、软件应用和服务，实现从疾病诊断、治疗到监护全方位的精准医疗。拥有100多年的悠久历史，在全球拥有5万多名员工，享誉业界。（以下代称G公司）

项目挑战

G公司当前在国内上线的板块有5000余名员工，有大量的销售和工程师在全国各地大大小小的城市和地区出差，过往一直使用某海外知名报销系统（以下代称C系统）。

随着中国发票政策的不断更迭、中国区医疗大健康业务的蓬勃发展、中国区数据安全保护问题各项挑战，用了几年后，难免会有预算管理颗粒度精细化无法实现、海内外财务发票政策水土不服、团队运维反馈时效、国内外企数据出境安全保护等各种问题。

项目范围

本期项目，首先对发票影像管理、商务卡管理、商旅平台、预算进行了原有基础上的改造升级，将汇联易前端优势功能对接能力、费控能力与原有的外企费控平台后台做对接。

以此，在满足Global统一财务管理的基础上，也部分满足了国内财务管控体验升级。

方案要点

01 发票管理

当前纸电混合时代，发票管理是海内外费控业务解决方案中绕不开的一环，G公司在只使用C系统时发票收集和费用提交的使用体验成为比较明显的问题。

首先，国内环境要求费控系统支持范围广：数电发票、增值税电子专用发票/普通发票（增值税纸票电子版）、纸质发票（增票及各类票据识别），并能支持日新月异的税务、财务政策变化。

其次，要求费控系统支持发票的全生命周期，除了采集节点进行查验还不够，还需要在发票认证、归档节点结束后，支持定期不定期的轮询，保证发票没有异常的销方黑名单和异常红冲的情况。

如果没有这些功能，企业就有一定会面临“企业开始收到数电票，但是没有系统无法采集、查验归档”、“发票入账一段时间后异常未发现，从而降低企业信用”等等尴尬的问题，更无从谈起针对这些发票做相对应的费用控制、分析等数字化升级。对于一向管理严谨、合规性要求很高的大型外资企业来说，升级改造迫在眉睫。

02 商务卡对接

医药行业一直以来是反腐的重点，G公司对于费用发生的真实性要求相对比较高。商务卡方案支持核查员工商务消费流水，信息透明，企业可及时了解商务消费开支数据。

03 用车对接

该医疗器械公司是区域制城市级别管理，业务人员市内交通费用和私车公用的场景比较多，过往使用网约车、出租车、私家车管理相对粗旷。

此次项目使用汇联易用车解决方案，可以清晰抓取到行程费用明细，实现企业统一开票结算；同时开启“私车公用”功能，根据实际行驶里程计算补贴，自动生成费用，精准便捷。

04 预算管理

G公司在国内医疗器械业务规模很大，业务架构也十分复杂。在以业务主体，如影像（X光/B超）、麻醉等BU或Sub BU为分割下，会设置各级区域单位，如【A BU——A1Sub BU——华东——浙江——杭州——组1——章三】，需要满足这6级组织架构对于预算的调整、分析、管控的灵活要求，成为此次项目升级的重点。

汇联易的预算管理功能支持事前计划、事中管控、事后分析各阶段管理；配置维度支持到多级成本中心、支持多币种、支持预算的最小颗粒度cost center的调整、分析和管控，刚好可以满足到该企业的要求。