随着监管力度的不断加强和市场环境的日益规范，如何确保营销活动的合法性与合规性，已成为我们共同讨论和亟待解决的重要话题。

 

本文将通过2个案例，针对已有会议系统的企业，探讨其与费控系统融合的方式，共同促进企业的合规管理。

 

案例01

某医药龙头企业A药业

 

现有会议系统功能：

支持“会议申请—邀请—执行”全过程及各环节资料收集管理。

 

现有会议系统痛点：

1、无法实现对费用的精细化预算管理、摊销预提等核算场景拓展；

2、无法实现差旅消费商的对接和闭环，导致相关流程在不同系统分裂切割；

3、无法实现对后端SAP系统的对接，还需手工制单。

 

汇联易联合解决方案

业务范围：跟会议有关的支付给到员工个人的费用报销业务。

 

单据类型：对私报销单。

 

对接方式：Meetingbest承担会议申请职能，并同步完整的会议申请单给到汇联易。

 

 功能提升

单据关联：会议申请单承接，对私报销单关联会议申请单；

费用管控：可以统一管控会议相关费用的汇总情况，实现费用标准管控；

凭证推送：实现凭证的自动生成与推送。

 

案例02

某创新药企业B药业

 

现有会议系统功能：

支持“会议申请—邀请—执行”全过程及各环节资料收集管理。

 

现有会议系统痛点：

1、无法实现对费用的精细化预算管理、摊销预提等核算场景拓展；

2、无法实现差旅消费商的对接和闭环，导致相关流程在不同系统分裂切割；

3、无法实现对后端SAP系统的对接，还需手工制单；

4、无法实现附件识别和校验，还需要大量人工审核介入来完成会议合规性。

 

汇联易联合解决方案

业务范围：跟会议有关的个人费用报销、会议供应商相关的对公结算付款、会议讲者有关的劳务费用结算付款。

 

单据类型：对私报销单、对公支付单（对私、对供应商、对讲者多付款方结合）

 

对接方式：会议系统承担会议申请职能，同步完整的会议申请单给到汇联易，同时推送会议相关照片附件和签到表。

 

方案要点：

单据关联，方便做后续的成本中心核算；信息整合，方便做后续的会议相关合规性AI校验。

 

 功能提升

单据关联：会议申请单承接，对私报销单关联会议申请单；

费用管控：可以统一管控会议相关费用的汇总情况，实现费用标准管控；

AI智能审核：借助AI审核工具，提供会议合规解决方案；

讲者管控：实现讲者费用次数及金额上限管控，实现讲者劳务费税费的自动计算。

 

通过上述两个案例我们可以看到，借助汇联易系统精细的预算控制、严格的费用管控标准、精准的核算、无缝的商旅和ERP对接能力及AI+费控的创新实践，只有会议系统的企业也能实现全方位的合规管控。

随着企业的发展壮大，专业的会议系统可以专注于会议流程的优化与资料的详尽收集，专业的费控系统则负责确保“费用付款”的合规性，两者相辅相成，共同助力企业发展。

 

面对系统对接的挑战，企业需要双方专业的咨询顾问，梳理系统的边界与能力，为企业提供精准有力的系统规划方案，以实现精细化管理，携手推动企业迈向高效、合规、稳健的发展之路！