在医疗企业应对“医疗反腐政策”中，学术推广费用的合规性无疑是重中之重。这些会议的合规性要求，实质上是对会议真实性的严格校验，旨在防范诸如虚开发票、虚假报账等不正当行为。
整个学术推广会议中，讲者协议、会议邀请函、会议议程、会议签到、会议照片、PPT的拍摄等这些看似细微的环节，都是构成合规证据链的关键要素。
在传统的合规审查中，医疗企业往往需要投入大量的人力，对费用发生和各项证据进行繁琐的人工检查和交叉校验。然而，这种方式不仅效率低下，而且难以保证审查的全面性和准确性。
为解决这一问题，汇联易上线了会议执行模块，通过智能化的手段，提升学术推广会议的合规性和效率。我们以签到环节为例，深入探讨如何通过智能化手段实现效率与合规的双重提升。
01 痛点透视：手写签到带来的问题
a 手写签到很难判断真实性
在实际操作中，很难核实签名是否为医生本人所签，因此导致参会人员的身份真实性存在大量的不确定性。医疗企业无法准确判断约定的参会人员是否已经到场，给后续的合规审查带来了巨大的困扰。
b 手写签到表难以带来数据的沉淀和分析
在手写的签到表进行分析校验时，如付款时核实医生到场情况以及到场时长等，这些需要耗费大量的精力去翻阅、整理相关数据。传统手工签到表中的找寻过程往往效率低下，而且容易出现遗漏和错误。
02 会议签到方案展示
a 按具体有指定参会人员的分类方式
在医疗企业的学术推广会议中，签到方式的选择直接影响了会议的效率和合规性。根据不同的会议需求和场景，我们可以将签到方式按照是否具体指定参会人员来进行分类，具体如下：
指定参会人员签到
在会议申请阶段，主办方会提前确定并列出参会人员名单。在签到环节，系统仅允许名单中的参会人员进行有效签到。如果出现临时变更或增加的参会人员，需要进行额外的处理和调整。
非指定参会人员签到
主办方会提前录入已有的客户库和讲者库中的信息，会议当天，这些人员均可进行签到。系统无需刻意维护每次会议的拟参会人员名单，而是直接记录签到人员的数量和相关信息。
以上2种方案都是经过我们的成功实践，可为药企进行学术推广会议签到时提供多样化选择。
b 签到流程
不论是哪种签到方式，都需要按照会议推进的流程来进行如下的“签到”具体流程。
会议前
汇联易会议申请单审批通过后——代表端会议签到二维码生成。
会议中
代表可以展示会议签到二维码——医生/讲者可以通过“微信”扫描该二维码——显示扫码签到成功/失败。
扫码“成功/失败”的系统校验标准：
时间校验：是否是会议时间范围内或者前后1小时才算有效签到
地点：微信GPS位置签到，能校验设定距离。
姓名/手机号：是否提前录入的姓名/手机号，手机号通过微信授权得到真实手机号。
参会名单校验：是否在“单次会议中明确参会人员/提前录入已有的客户库和讲者库”范围内的客户。
会议后
根据签到信息，会议执行系统自动生成签到表，返回到汇联易会议执行流程，可以实现其他信息和技术的相关性校验。
图1 签到表待会议完成后自动同步
回到汇联易会议申请单
图2 自动生成的签到表
03 电子签到价值总结
a 减少财务、合规部门监管的工作量
减少财务、合规部门监管审核的工作量，从根源上减少虚假会议的情况。可以让财务、合规部门从繁杂的工作中解脱出来一部分精力，去做更有价值的规划事宜。
b 电子签到模式带来数据沉淀
电子签到模式带来数据的沉淀，便于对会议合规性进行有效分析，也便于在面对外部监管部门审核时轻松应对，为企业长远发展提供保障。
