1、项目背景

随着晶澳规模发展不断壮大，公司差旅及费用报销业务量逐渐增加，公司对机票、酒店等预订工作量也不同程度的有所增加，加上电子发票的推行使得差旅等费用发票查重、验真工作增重，增加财务审单验票的工作量、影响员工出差等费用归集和报销时效性。

2、项目目标

建立晶澳太阳能费控报销共享平台，实现对差旅报销费用的在线事前申请，事中消费管控，事后报销记账的全流程数据自动流转，简化员工报销操作步骤，提升员工报销体验，提高财务审核工作效率，实现系统对发票的自动识别、验真、查重等操作，为全集团财务共享奠定基础。

3、解决方案

1）公司垫付，员工免垫资 由于业务人员出差比较频繁，经常出现几个月的费用没有报销的情况，考虑到员工出差本身就很辛苦，为了减少员工出差个人垫付，提升员工的出行效率，降低公司的商旅成本，公司打通了汇联易与差旅消费商的通道。首先，机票和住宿费用公司统一支付无需员工垫资；其次，汇联易实现了H5技术嵌入，集成预订消费平台，无需单独下载APP；再次，实现数据账单回传及自动对账，既能保证数据的准确又提高了效率；最后，由行政统一报销，无需员工参与，实现报销环节闭环管理。 2）对接多系统，打通上下游 公司在使用汇联易前已经建设多套系统，财务Oracle_EBS 、ESB（企业服务总线业务系统）、统一待办和EHR系统等，多套系统之间即独立又关联，项目建设过程，为了提高数据的准确性，减少人工干预，采用OpenAPI技术实现自动同步，汇联易结合ESB平台组件，实现了汇联易与ESB系统的自动对接，统一规划“待办平台”和EHR系统的自动同步，做到数据零干预，百分之百准确。 3.移动填报，移动审批 信息化时代移动办公成了越来越多公司的选择，汇联易解决了员工随时随地报销，和领导随时随地审批的问题，并在填报的过程中引入OCR技术，自动提取发票信息，智能生成费用，提高了数据录入准确性，提升了用户填报体验。汇联易移动端支持主流的多个系统包括安卓、IOS以及最新推出的鸿蒙系统，尤其是对鸿蒙系统的完美兼容，需要大大点个赞。 4）免贴票，免打印 发票电子化经历了从2012年试点、2015年广泛推广、2017年持续覆盖到2019年全面发展几个阶段，2020年3月，财会6号文明确规定电子票仅以电子件保存和入账的合法化，且电子件原件必须保存，2020年9月，国家开始在宁波、石家庄、杭州新纳税人开展专票电子化试点，2021年1月，在全国范围31省/直辖市全面推广专票电子化，售票方范围扩展至全国，在电子票全面推广背景下，汇联易开发了免贴票，免打印功能，即员工在报销费用时，如果是电子票，系统会强制要求必须上传PDF原件，并利用发票查验技术验证PDF是否原件，如果是原件，则发票无需再打印粘贴，并且报销单无需打印，在满足财会6号文要求的基础上，大大提升用户体验。 为了方便员工上传电子票原件，汇联易提供了微信发票、支付宝发票、邮箱导入和小汇发票夹等多种方式上传系统，在上传发票时，系统还会自动做查重和验证校验，解决了重复报销和虚假发票问题。 5）事前计划，事中管控，事后分析 事前计划：员工出差前，需要合理规划自己的行程，并预测整个出差期间的预算明细，减少不必要的支持，提高出行效率，降低出行成本，汇联易借助申请单预算管控，实现事前计划管控，当超出部门预算时，需重新规划出差计划。 事中管控：员工出差的交通费和住宿费是差旅期间的主要支出，传统报销软件只能在报销时才可以校验是否超标，汇联易通过将公司差旅标准内置系统，可以实现在预订环境进行是否超标校验，如果超标可以不允许员工订票（也可以允许提交，但必须填写说明），真正做到事中管控。 事后分析：为了方便管理人员事后分析费用发生情况，汇联易提供了多种分析表，满足管理人员从不同维度分析费用的需要，可以利用部门费用类型汇总趋势表，了解每项费用的同比、环比情况，可以利用费用分析表，了解每项费用占当期费用的占比，以及每项费用的明细，也可以利用合规明细表，了解哪些费用存在超标情况，以及超标的明细。 6）快速迭代，服务专业 为了解决不同企业的痛点，汇联易产品团队会将企业共同的痛点，提取后产品化，并且每月更新迭代，使所有企业都可以用到最新的产品功能。 项目上线后，为了更好地服务客户，汇联易会为每个项目安排专属的CSM，来解答员工使用过程遇到的问题，以及可能提出的新需求，并提供在线客服、智能在线问题反馈、400电话、专属用户服务群等多种沟通渠道，保障项目正常运行。 晶澳太阳能 晶澳成立于2005年，是光伏发电解决方案平台企业，产业链覆盖硅片、电池、组件及光伏电站。晶澳在全球拥有12个生产基地，在海外拥有13个销售公司，产品足迹遍布135个国家和地区，广泛应用于地面光伏电站以及工商业、住宅分布式光伏系统。凭借持续的技术创新、稳健的财务优势和发达的全球销售与服务网络，晶澳备受国内外客户的认可，连续多年荣登《财富》中国500强和“全球新能源企业500 强”榜单。 晶光伏组件在亚洲、欧洲、北美洲、拉丁美洲、非洲120多个国家和地区的居民住宅、工商业屋顶和地面光伏电站中使用，累计出货达到63吉瓦。近日在财富中文网正式发布的2021年《财富》中国500强中荣登第390位，较上年上升49位。 晶澳在发展自身的同时也没有忘记企业应承担的社会责任。截至今年晶澳百所希望小学助教工程已建成65所，并向10余所小学捐赠光伏发电系统，解决师生用电问题。万名贫困学子助学工程已惠及1000多名学生。救助万名贫困白内障患者复明工程已救治1500多人。