特别鸣谢

特邀顾问-丁柔

日邮物流（中国）有限公司致力于为中国和全球客户提供优质物流方案，积极支持客户增长计划，帮助正在寻求增长和巩固其市场存在的公司提供多样的服务。公司主营业务有仓储、物流配送、海运进出口、国际联网方案策划、供应链管理及IT方案支持等。 日邮物流（中国）有限公司自2000年在上海成立以来，经过飞速发展，已经在中国境内成立了21家子公司，员工数量超过1200位。由于子公司数量众多且分散在全国各地，员工申请、报销、对公业务需要跨越多个办公系统。例如，在个人差旅业务报销时，员工首先需要在YIS系统填写并提交报销申请，审批后贴票交给财务人员审核支付，但员工数量庞大，财务人员需要核验大量发票和报销标准，发生报销不规范情况，事后管控费时费力。在对公业务方面，没有统一的线上操作系统，全部通过线下纸质单据流转，员工需要打印付款申请后和纸质材料一同提交给领导进行线下审批，审批完成再经过财务人员审核，通过后手工入账，整个业务流程流转时间长，效率极低。 为了加强对各分公司的统一管理，日邮物流（中国）有限公司选择了汇联易全面费用管理系统，通过汇联易加强事前申请管理，规范个人差旅申请报销及对公业务付款行为，使公司整体业务流程更规范、更顺畅、更便捷！ 日邮物流（中国）有限公司在经过了三期汇联易项目上线后，取得了显著的成果。

1、一期上线：对私报销更方便

汇联易系统解决方案中，对事项申请进行控制，针对报销内容有明确政策及限制标准，设置专属审批流程，系统自动进行审核、自动生成核算凭证及数据报表，减少人工成本，提高工作效率。

2、二期上线，对公保障更规范

汇联易二期内容上线，主要针对对公业务内容，包含成本、费用等全对公类业务。针对日邮物流（中国）有限公司的个性化需求，提出专属全流程解决方案。包括：事项申请控制—报销控制—审批—审核—核算凭证—数据报表。

对公业务实施难点

Difficult point

01

1）难点一：产品功能与需求差异大 2）难点二：方案框架不符合一般流程 3）难点三：财务共享 4）难点四：数据接口复杂 对公业务实施亮点 Highlights 02 1）亮点一：上线前发票提前管理 1. 发票提前管理：上线前使用汇联易【发票管理平台】模块，无需提单，财务统一使用卷票机录入供应商发票查验、导出数据。 2.1对1发票袋&21台卷票机：上线后，业务人员在单据中录入个人报销&供应商发票，流转审批、审核。 【注】： A. 汇联易与市面识别技术过硬的厂商合作，使用OCR识别技术，拍照采集，图像识别纸质版发票，将图像解析为结构化数据；对现下国家大力推广的电子发票，针对PDF和OFD的专有发票格式，采用直接上传解析的方式，保存发票源文件数据，作为报销的数据依据之一。 B.针对纸质版发票，抛弃传统打印+贴票的方式，采用发票袋与线上单据关联的方式。一方面缩短了员工整理发票的时间，另一方面也换个思路创新了发票等财务原始数据的归档储存方式。 C. 优化传统的收单过程，结合了卷票机及扫码枪的硬件设备，在财务审核的过程中，利用扫码枪扫描发票袋二维码完成收单，利用卷票机进行发票的二次批量采集，与线上单据完成自动匹配核对，不需要员工打印面单，也避免了财务人眼比对纸质单据与发票的巨大工作量。 2）亮点二：分阶段试点上线 1. 汇联易系统一期上线 ，实施周期两个月，主要涉及个人差旅申请报销业务，各分公司用户可提前熟悉系统流程，在个人差旅申请报销业务实施期间，通过结合系统【发票管理平台】和卷票机，财务提前体验对公发票识别录入、查验、导出核对存档等流程，为二期对公业务实施上线奠定用户基础。 2.二期对公业务包含对公成本类付款流程及对公费用类付款流程，功能范围包含对公发票校验、摊销、分摊、预提等，实施周期跨度5个月。 3）亮点三：实施计划细分 1. 对公业务逻辑复杂，且各个分公司、部门业务需求不一致，导致调研时间长，业务及开发方案确定难度大。在调研阶段清晰划分各类业务在汇联易实施的起点和终点，挖掘对公需求背景及本质； 2.二期实施阶段正值产品对公模块设计开发中，部分需求功能开发周期较长；个人报销模块实现客户对公需求定制化开发量较大，难以确定使用哪种方式实现。实施过程中，以方案为目的，不以需求为目的，同客户方、产品方及时有序沟通； 3.调研至试运行上线仅2个月时间，产品迭代需求提出量大，且需求较紧急；另外，SAP提供接口较多，且接口复杂。在技术开发时间紧任务重的情况下，提前明确给出各方开发的任务内容和时间计划，每日跟进开发进度，确保顺利上线； 4.针对客户要求的标准，制作中英文版方案、手册、项目计划/周报等各类文件，将其变成可持续使用的资源。 5.对公业务完整上线，问题解决及时性、准确性、专业性要求较高，例：各分公司试运行1个月均需进行总结汇报，按照详细实施步骤拆分项目计划，从实施阶段开始每周向项目组汇报项目进度直至移交运维；对于上线问题，通过先划分问题类型、优先级，再提供问题解决渠道及方式，同时结合回复问题三要素——问题原因，问题解决进度，改进措施，反馈客户问题，增强客户信心。 对公业务实施总结 Summary 03

3、三期上线，整体增补优化

一期、二期业务上线后，日邮物流对汇联易产品日渐熟悉，基于已上线功能，产生了新的优化需求，三期整体增补优化，包括IT项目订单预算管理需求、审批流灵活性优化需求、对公资产付款类型细分需求等..... 一、持续服务，为客户创造价值 二、客户价值总结 1. 个人报销： 1）将申请和报销合并到同一系统中，简化员工操作； 2）发挥OCR和发票查验的优势，用户端更为便捷地提报单据和发票； 3）系统自动校验费用标准和预算，方便审批人快速定位问题，提高审批效率； 4）发票袋+卷票机方案免去员工贴票的工作量，提高财务审核发票效率； 2. 对公业务： 1）上游打通了业务系统，下游打通了财务系统，实现全流程系统化运转，节约人工成本； 2）发挥OCR和发票查验+发票袋卷票机方案，实现了大量对公发票的快速录入和结构化管理； 3）实现了预算前置管控，简化了财务处理预实对比分析报表的工作； 3. 员工体验提升： 1） 对公业务发票及辅助文件较多，以往发票及材料均需打印提交，通过使用发票袋，提报时无需打印贴票，电子票免打印，辅助材料可上传系统，方便业务人员操作。 2） 支持中、英、日界面，员工可根据需要自由切换系统语言。 4. 领导工作效率提升： 1）领导可结合员工上传材料进行线上快速审批。 5. 财务体验提升： 1） 各个分公司均使用扫描枪、卷票机和发票袋，审核时自动核对员工提交发票与单据录入发票一致性；同时结合“发票管理平台”实现发票的电子化管理。 2） 与SAP之间打通入账、支付接口，可实现自动生成各类对公业务凭证，大大减轻财务工作量。 3） 增加接口反冲功能，支持逆向操作单据，提交财务操作体验。