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医药行业费用管理难。如何通过费用管理系统实现药品流、资金流、业务流的合规管理？ 汇联易CEO张长征曾在《To B or not to B | 对中国SAAS的一点思考》中发表观点：系统的差异体现在我们的方案里、产品的功能里，再应用到一个具体的行业里打穿、做透，这就是快速赋能的价值。 医药行业可以细分为生物医药，医药制造，CXO，医疗器械，医药流通，不同细分行业有共通及不同的费用管理痛点及需求，由于篇幅关系，本文仅讨论共通之处，欲了解更全更细的行业最佳实践可直接扫码下图二维码。

一、医药行业费用管理主要关注点

01费用花费是否合规？ 生物医药行业对财务数据的合规管理有极高的要求，不仅是已上市公司的证监会审查问题，市场监督管理局的商业贿赂调查问题，还有税务稽查问题和财务部、监管局的会计信息核查问题，这些都是可能遇到的。 02费用花销是否在预算内？ 生物医药行业每项药物是否盈利，与营销费用直接挂钩。营销费用是否在预算内，且在发生过程中确保预算的执行杜绝超标，而非旧日费用发生后无条件凭票报销。 03费用花销是否有效？ 某场会议是否有效、销售人员的差旅是否有产出，财务需要将费用都归集到整个板块/整条产品，并将费用的明细数据及可视化报表相结合查看，以便管理团队制定更优政策。

二、生物医药行业费用管理难点及应对

01整理费用类型，设计更优流程 汇联易总结了医药行业里11大业务场景，分别为日常费用（差旅、电话、招待、个人费用、交通费）、生产性物料采购、非生产性物料采购、固定资产、在建工程采购、医学项目服务（CRO、检测、毒理）、IPO医院采购、区域学术活动费用、除区域学术活动以外的费用、咨询服务项目（专业服务费用、非营销）、赠药项目以及税金加薪酬。 各类营销会议众多，会议从申请-方案-立项-准备-报名-结算需要全流程的合规管理，确保费用的真实性及合规性。 02清晰预算要求，确保执行无误 生物医药企业对预算的落地有严格的要求，包括常规的日常费用，按成本中心、按项目、按年度、季度、月度控制，确保发生的费用都在预算内。 针对营销会议执行专项预算管控，如按住宿、餐饮、大交通、专家费等，确保营销费用合规、透明。 企业还需监督营销活动阶段、整理数据并作出有效性分析，便于根据实际情况及时调整预算。 03降低财务审核量，提升费用合规性 财务在报销放款时除了要查验发票，还需要审核费用的证据链：如会议实际日程、签到表、演示文稿、现场照片等支撑材料，一堆线上线下资料验证工作量繁琐。 各类费用标准及报销政策由于员工的缺乏重视，在报销时容易出错，加大了财务人工审核工作量，员工与财务的扯皮始终无法规避。 其实无论是发票的查重验真，还是费用报销政策的合规审核，汇联易都可以按照企业的标准自动执行，员工在报销时就已知发票是否有问题，费用是否符合企业规定；财务人员可直接查看汇联易的审核结果，并作后续的决定，是放款还是打回。

三、汇联易费用管控解决方案要点

01自动合规管控，智能财务审核 医药行业对费用的合规检查极高，但在行业内也具有普适性，汇联易依托已上线的医药行业客户的费用管理最佳实践，总结并配置了一套标准的合规检查项，提升项目上线的速度，减少企业开发定制需求。 合规检查项目举例 1.报销关联会议计划，检查报销讲课费讲者姓名与会议计划中讲者是否一致；报销费用超会议计划X%，系统要给出提示 2.依据会议类型及会议金额，自动判断需要上传的附件类型 3.X费用年付费次数不能超X次 4.同一个报销单中，同一专家只能申请X次X费 5.会议名称或详细描述中不能出现“X”、“X”等敏感字 6.如果会议为网络会议，报销餐费或茶歇费用，系统提醒需上传外卖平台订单截图 7.会议费-住宿费、场租，系统需提示附件上传发票+水单；会议费-制作费，系统提示上传发票+盖章的制作方明细原件 8.系统检查发票开票内容，“X”，“X”等不能报销；“X”、“X”等可报销，平均金额不能超X元 9.经理及以上级别，每月X元招待限额、及人均X/人/餐标准，经理以下，每月X元招待限额，及人均X元/人/餐 10.……… 汇联易针对纸质发票及电子发票，都有完善的自动审核技术及管理流程，财务告别人工验票及核对报销政策，直接查看系统的审核结果，极大提升财务的审核效率。 02对私报销，对公报账，全面管理覆盖 对私报销中以差旅、招待、餐费占比高。在费用发生前提交相关费用申请单，通过各单据类型走不同的审批流，通过审批后凭票报销，财务直接查看系统的查验及校验结果，并予以付款或驳回。 对公报账以营销费用占比高，包括各类会议、专家费，宣传费用等。以营销活动举例，业务人员对会议立项后，预算冻结，维护合同的台账管理、付款排期、供应商管理等内容后，提交对公付款单，等待领导的审批及财务的审核。通过审核后按排期自动支付，自动生成凭证。 值得一提的是，汇联易通过与CRM的集成，可自动生成结项报告及各报销支持材料，财务人员可在汇联易查看会议各维度的数据，以考评此次活动的业绩。 03全程预算管控，完善管理闭环 汇联易费用预算全生命周期管理解决方案，从事前计划、事中控制及事后分析进行全流程管理，预算颗粒度有多精细，预算执行的颗粒度就有多精细。 例如业务人员计划办理营销会议时，需要在费用发生前拟定预算，领导对活动的投入产出比有一个预估。费用发生即报账时，系统自动关联费用申请单、对应合同及预算，确保费用执行不超标。在费用发生后，通过查看会议的结项报告，评估此次活动带来的实际产出，以考核业务人员的业绩，为制定下一个以结果为导向的会议提供更有力的数据支撑。 04业财一体关联，实时数据洞察 汇联易打通费用申请、报销报账、审核、支付、入账、归档全流程，期初基于需核算的业务节点配置核算场景、科目映射、凭证定义，业务节点操作后，自动生成凭证并进入总账系统，无需额外操作，实现高度业财融合，保障业财数据一致性、实时性。 图片 凭证在线预览 汇联易自定义报表支持指标图、柱状图、面积图、折线图、雷达图、饼图、数据透视图等常用图形表，支持任意数据维度和指标组合，支持图形间数据联动查看分析等，企业可将待分析的数据拉入X与Y轴，查看对应的分析结果。

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05行业最佳实践，项目高效上线 医药行业的费用管理可能是所有行业中，最难实施的行业之一。 医药行业中型企业居多，但各部门/板块在财务管理中均独立，对应的费用标准、费用类型、单据种类等均不一致。各板块的信息化建设水平也不一，常有多套ERP共存的情况出现，实施难度较大。 我们从友商中接手过不少做到一半的医药行业企业，原因除了前面提及的实施难度大之外，在成本的考量上也是一个大问题。汇联易基于医药行业客户探索行业最佳实践，助力医药行业客户在适配企业需求的标准下缩短上线时长。