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E厂×汇联易:四载同行,他们如何让管理变得简单高效?

发布日期:2024-11-19

E厂是一家全球排名前25名的医疗器械企业,该公司于1921年成立,2021年与汇联易正式合作,逐步构建了财务合规的数字化基石。

 

01

「挑战:传统模式下的费控困境」

 

E厂对私报销痛点

传统OA系统只能审批工作流程,欠缺合规性管控;发票单据人工审核,纸质票据手工审核,错误率和退单率高、工作量大重复。

 

E厂对公支付场景痛点

缺少对公付款相关台账信息,预付后发票回传、支付状态回传容易出现问题,导致入账结算错误等情况。

 

E厂档案管理场景痛点

会计档案资料按政策要求存储30年,需要占用大量空间;每月凭证整理、排序、装订低效耗时;选择外部存储仓库用于存储档案资料,但每次应对各方审计都需要去外部调阅,沟通成本高昂且效率低下。

 

E厂行业合规痛点

医药行业严控会议合规,特别是各类会议照片、参会签到人员情况、讲者劳务费税费计算、讲师资格认证与现场实际情况是否相符,仅凭人工判断容易陷入合规风险。

 

02

「破局:全面费用管理解决方案」

 

为突破上述难题,E厂最终选择了与汇联易进行合作。下面将对本次实施方案进行总结概述。

 

01  对私报销场景方案

 

发票识别

通过OCR识别,自动对发票(包含全电发票)进行验真查重,自动导入发票字段,减少填写失误带来的退单情况,提高单据审核和流转效率。

 

财务审核

使用双屏模式,将发票和附件分开、发票直接勾选核对,提高审核工作效率。今年汇联易全新推出 AI智能审核工具Approval Copilot,帮助财务解放双手、释放增长价值。

 

凭证生成

借助汇联易强大的会计引擎,自动生成财务凭证,财务审核环节支持预览,解决传统OA系统中凭证推送问题。

 

支付升级

银行支付回单自动回传系统,员工可以及时知晓付款状态,降低沟通问询成本,提升管理效率。

 

02  对公场景方案

 

单据付款追溯

打通银企直联,通过合同付款台账、企业发票池及自动关单的结清流程,提升对公付款数据的准确性。

 

单据关联关系

建立单据间的详细脉络关联,支持在系统内查看上下游的单据及其明细。

 

对公合规管控

在合规层面,供应商一致性校验、费用类型和业务实质的校验等管控模型也起到了关键作用。

 

03  档案管理方案

 

免打印资料

理清可免打印的内外部会计资料清单(如6号文规定的或79号令提及的内部资料),降低打印耗材及存储成本。

 

自动成册

对于必须要打印的会计资料,采用“分类归档存储+电子映射(建立和实际存放位置的索引关系)”;使用“智能关联+自动成册”,自动建立索引,减少人工匹配整理工作。

 

完整性和合规性校验

整合各业务系统的会计资料,并自动校验会计入账资料的完整性。支持电子发票原件和电子签章有效性校验,满足纸电资料检索关系的合规性要求。

 

在线审计

通过灵活的证据链功能,构建企业“在线审计”能力,简化退税及审计流程,并在企业内推行全面电子借阅模式,提升档案查询与利用效率。

 

*凭证范围:付款凭证、采购销售类凭证在内的电子会计档案。

 

04  医药行业合规方案

 

讲者费用管控

针对讲者进行相关费用标准管控,包含次数、总金额、身份级别、会议类型的讲者费用标准上限管控等。

 

讲者劳务费税费计算

根据税法规定计算的应纳税额标准,在系统内自动进行税费的阶梯性计算。

 

学术会议过程管理

自动识别会议签到人数和讲者人数;自动识别计算现场照片的参会者数量;判断是否与过往已有的照片相似。

 

03

「未来:携手并进,共创辉煌」

 

在汇联易的助力下,E厂成功构建了财务数字化的坚实基石,实现了从挑战到机遇的华丽转身。未来,汇联易也将持续升级,探索更多创新解决方案,共同开拓智能、高效、合规的费用管理黄金时代。

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