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集团型企业的费控项目实施案例分析

发布日期:2024-07-03

 

本次案例涉及一家大型上市科技企业集团,创建于1999年,旗下拥有4大子品牌,分布在5个城市地区,涉及员工超2500人。

 

在项目实施前,该集团长期面临员工报销流程繁琐、打款周期长等问题,同时由于多品牌多子公司并存,导致了费用管控标准逻辑不一致,这也增加了财务人员的工作负担,影响了集团报表合并的效率;另分散的主数据也增加了本次项目的实施难度。

 

01

「项目实施的关键步骤」

 

需求调研与分析

项目初期,深入调研企业的报销制度和现状,识别不同品牌和子公司间的差异,为后续的制度统一和系统实施打下基础。

 

制度梳理与优化

对集团内部的报销制度进行梳理,拉通不同品牌和子公司的报销标准及费用要求,确保制度的一致性和可执行性。

 

基础数据治理

整合分散在不同系统中的人员主数据,确保数据的准确性和一致性,为费控系统提供可靠的数据支持。

 

系统集成与配置

将费控系统与现有的OA、HR、SAP等系统集成,利用中间件平台处理数据差异,实现数据的统一和流通。

 

系统推广与培训

采用先集团后子公司的策略,先在集团层面进行试点,再逐步推广至子公司,确保系统的顺利实施和员工的有效使用。

图:汇联易交付实施方法论

 

02

「项目实施Q&A」

 

Q1 

大型企业本身已经拥有OA、ERP这些系统了,为什么还是不能落地费控管理规则?

 

OA系统的主要的优势点其实是在流程管理上,当过渡到费用控制这个细项的时候,就会有很多无法支撑的功能,比如各种各样的发票的识别和查验、报销标准执行等等。如果在OA上二次开发,成本高试错风险大。因此,采用市面上成熟的费控产品,利用其最佳实践和解决方案,是更高效、低成本的选择。

 

Q2

 实施过程中最大的挑战是什么?

 

在项目实施中,企业间个人报销功能差异不大,关键在于内部制度和费用基础。例如,相同火车费用在不同部门可能记入不同财务科目。集团内各品牌对费用类型划分不一,如一些细分至机票、火车票,而有的仅统称交通费。这导致在发票映射和科目归类时出现困难。这就会考验我们对于整个组织协调的能力、对业务的把控的能力。项目团队需协调各品牌,统一费用类型,构建标准化数据架构,同时考虑业务特殊性,确保制度和流程优化,快速实现系统功能落地,这是中大型项目成功实施的关键。

 

Q3

大型集团项目的实施重点是什么?

 

第一是整个基础数据的治理,第二伴随着项目的实施,对整个制度和流程的优化,第三才是基于系统的功能把相关的需求在系统上面快速去做落地,这三个方面是做中大型项目必不可少的。

 

图:汇联易费用标准管理体系

 

Q4

对于集团企业不同的品牌线,有的是从0建立的,有的是并购重组的,如何平衡分子公司的个性化诉求和集团管控间的矛盾?

我们认为,基础数据标准化与业务管控规则标准化是两个独立概念。

 

统一的基础数据为构建灵活的业务管控提供底层支持,而管控规则需根据品牌和市场策略定制化。一个灵活的平台能够根据不同条件调整管控规则,实现个性化管理的同时,保持数据统一和管控一致性,并允许内部人员根据业务需求灵活调整规则,优化运营效率。

图:汇联易支持灵活的配置

 

Q5

作为一个SaaS产品,在遇到客户需求和我们标准功能有差异的时候怎么办?

 

客户提出的解决方案往往是其基于对现状的理解,项目团队应通过深入沟通揭示客户的真实管理诉求,输出更优的解决方案给到客户。

 

另外,在面对一些特殊需求的时候,SaaS产品的高可配置性允许将行业特性需求吸收并转化为标准产品功能。

 

汇联易平台的灵活性和中间件能力,确保了即便是复杂的集团企业也能通过配置或回调实现其管理目标,这也体现了SaaS产品在持续进步中满足客户需求的能力。

 

03

「项目总结与建议」

 

大型集团企业在实施费控系统前,可以有如下几个步骤:

 

1)梳理集团内各单元费控制度的差异状态:进行内部管理、制度、标准的摸排,了解差异并寻求统一;

 

2)检查基础数据在集团内的标准化程度:对基础主数据进行梳理,例如人事数据的跨公司差异点,确保数据的一致性;

 

3)确定基础数据跨系统的集成策略:是分散的还是统一的,是否考虑充分利用费控系统的灵活性,通过配置而非二次开发来满足个性化需求,加快项目落地。

 

04

「实施成效」

 

该项目自上线并全面推广后,员工报销速度显著提升,实现两周内完成报销和打款。通过知识转移和主数据治理,客户内部能够自主配置控制规则和标准,无需外部参与,这也体现了汇联易系统的灵活性和易用性。

 

通过本案例的分享,我们可以看到,集团型企业在实施费控项目时,需要综合考虑业务的复杂性、系统的可配置性以及数据治理的挑战。通过深入的需求调研、制度的统一、系统集成和持续的优化,企业才能够实现费用控制的高效管理和成本效益的最大化!

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